すぐ使える返信例文（コピペOK）

丁寧（別日程）

恐れ入りますが、今回は対応が難しい状況です。
代替として、〇月以降であれば調整可能です。ご都合いかがでしょうか。

標準（別方法）

今回は難しいです。
代替案として、〇〇（別手段/簡易対応）であれば対応できます。

短め（別担当）

今回は対応できません。別担当（〇〇）をご案内します。

代替案の出し方（4パターン）

• 別日程：〇月以降なら可能
• 別方法：簡易版/範囲縮小なら可能
• 別担当：担当変更・窓口案内
• 次回：次回募集/次期の提案

件名例

• Re: 〇〇の件（ご回答／代替案のご提案）
• Re: 〇〇の件（ご相談ありがとうございます）

NG例（避けたい書き方）

無理です。以上。

一方的で関係が切れやすいです。代替案が難しければ「別の機会があれば」だけでも添えると柔らかくなります。

送る前チェック（3つ）

• 代替案が具体（いつ/何を/誰が）
• 相手の手間が増えない提案になっている
• 断りの結論が曖昧になっていない