2026/01/21

返金・交換の案内返信例｜クレーム対応の方針を短く伝える

方針連絡は「お詫び→対応内容→必要情報→期限」の順で。相手が次に何をすれば良いかを明確にします。

すぐ使える返信例（コピペOK）

このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
本件につきましては、返金にて対応いたします。
お手数ですが、返金先（口座情報/決済情報）をご共有いただけますでしょうか。
情報を確認でき次第、〇営業日以内に手続きを進め、完了後ご連絡いたします。

ご不便をおかけし申し訳ありません。
交換（または再送）で対応します。送付先住所とご希望日時があればお知らせください。
手配後、発送予定日を連絡します。

申し訳ありません。返金（交換）で対応します。必要情報をご共有ください。

返金します。詳細はそのうち。

いつ・何が必要かが不明です。必要情報と期限（目安）をセットで書くと安心されます。