結論：承認返信は“結論を最初の1行”で

承認か差し戻しかが不明だと、申請者の動きが止まります。まず結論、その後に不足情報や条件を書きます。

すぐ使える返信例文（コピペOK）

承認（丁寧：次アクションつき）

稟議の件、確認しました。内容問題ないため承認します。
次の手続き（発注/契約/社内申請）を進めてください。
進捗は〇月〇日までに一度共有をお願いします。

差し戻し（標準：不足情報＋再提出期限）

稟議の件、確認しました。現時点では情報不足のため差し戻します。
不足している点：
・見積の内訳（〇〇の単価/数量）
・比較候補（代替案）と選定理由
・導入後の運用（担当/費用）

〇月〇日までに追記のうえ再提出をお願いします。

質問（短め：確認してから判断）

稟議確認しました。判断のため、下記を教えてください。
・費用の内訳（初期/月額）
・契約期間と解約条件
回答いただき次第、承認可否を連絡します。

承認返信の基本構成

1. 結論：承認／差し戻し／確認中
2. 理由：最小限（情報不足、条件確認など）
3. 次アクション：追記、再提出、手続き開始
4. 期限：いつまでに（再提出/一次回答）

件名例

• Re: 稟議の件（承認）
• Re: 稟議の件（差し戻し：追記依頼）
• Re: 稟議の件（確認事項あり）

NG例

うーん。微妙。

何を直せば良いか分かりません。差し戻すなら「不足情報」と「再提出期限」を必ず入れるのが安全です。

送る前チェック（3つ）

• 承認/差し戻しが一目で分かる
• 差し戻しは不足情報が具体
• 再提出期限（または一次回答期限）がある